En una oficina típica se acostumbraba a remitir alrededor de 500 oficios en papel a las diferentes áreas que componen la empresa, para ello se usaba la combinación de correspondencia con MS Excel para los datos y MS Word para generar los documentos y estos iban directo a la impresora.
Todo estaba muy bien, porque en un entorno de trabajo presencial era una salida eficiente y eficaz. Incluso, se había logrado que los documentos salieran con las firmas y sellos correspondientes.
El problema surgió con la pandemia de la Covid-19 y la necesidad de hacer trabajo remoto y desde ese nuevo entorno de trabajo emitir los oficios, pero ya no en formato impreso, sino en formato PDF para que pueda ser enviado, una vez generado por correo electrónico a cada destinatario.
Todavía MS Word y MS Excel nos podían ayudar a generar los documentos e imprimirlos, evidentemente ya no en una impresora física, sino generándolos a la impresora en PDF. El resultado de esa opción es un archivo en PDF con 1000 páginas aproximadamente conteniendo los 500 oficios.
Por tal motivo, con el trabajo remoto apareció el otro problema, ¿Cómo dividir un documento de 1000 páginas y generar 500 documentos de 2 páginas cada una?
La solución la encontramos en https://www.ilovepdf.com/es, página web que posee una serie de productos sensacionales para trabajar con documentos en formato PDF. En este caso particular tiene una herramienta para dividir o extraer una o varias páginas de un documento PDF.
En el caso concreto que les estoy describiendo, para dividir el documento PDF hicimos lo siguiente:
- Ingresamos en: https://www.ilovepdf.com/es/dividir_pdf.
- Subimos el documento en PDF que contiene las 1000 páginas.
- Nos aparecen 2 opciones: Dividir por rango o extraer páginas. Como en mi caso cada oficio tiene 2 páginas, usamos la opción dividir por rangos fijos.
- Presionamos el botón rojo que dice dividir PDF.
- Esperamos mientras se procesa la información.
- Se descargará un archivo comprimido zip en la carpeta de descarga de la PC.
- Vamos a la carpeta de descarga y en el archivo zip, clic derecho con el ratón y escoger la opción: Extraer todo.
- Se creará una carpeta llamada ilovepdf_split.
- Ingresamos a la carpeta ilovepdf_split y encontraremos todos los archivos en PDF, que en mi caso fueron 500 con 2 hojas cada uno.
Después de esta explicación y de hacer unas cuantas pruebas, ya serán expertos en cómo dividir un documento. Para más detalles, pueden ver este vídeo que encontré en Youtube, en el que se describe el procedimiento, elaborado por Ticbox.
Puede encontrar más información en: https://www.politikaperu.org/trucos-de-computacion/ms-office