La situación es que en una oficina se elaboran aproximadamente entre 15 y 30 documentos que, por ser de carácter legal, deben pasar por al menos las siguientes etapas: redacción, revisión, validación, impresión y firma física por parte de las personas responsables.
Sin embargo, estos documentos tienen la particularidad de que la fecha se debe colocar luego de la firma física, por lo que implica reimprimir la fecha en el documento impreso conteniendo las firmas previamente recabadas.
Para solucionar esta situación especial, se optó por conservar una vieja máquina de escribir electrónica que permite hasta ahora fechar los documentos antes mencionados.
Dado que en algún momento esta máquina de escribir electrónica en algún momento dejará de funcionar ya que no tiene repuestos y cada vez menos personal especializado que pueda repararla, es que se buscaba una solución para dicha situación.
La mejor solución es que en el momento de las firmas del documento, se convoque a los involucrados para que en simultáneo para que estampen sus firmas o en su defecto introducir la firma electrónica como la mejor salida.
Pero, no siempre la mejor solución es la que se puede implementar. En tal sentido, la solución propuesta, en ese momento, no era viable, ya que se debía seguir con el trámite de primero firmar los documentos para después fecharlos sin seguir usando la máquina de escribir electrónica.
La solución resultó siendo más sencilla de los pensado y lo mejor, volviendo a usar el procesador de textos MS Word, prescindiendo de la vetusta máquina de escribir electrónica y manteniendo las etapas descritas líneas arriba.
Se redacta el documento incorporando el párrafo correspondiente donde se consignará la fecha.
La primera parte del truco consiste en poner en color «blanco» la fuente en el párrafo donde va el texto de la fecha para luego proceder a su impresión y posteriores firmas.
Luego de ello, se vuelve a abrir el documento en MS Word, y el texto con la fecha que está de color «blanco» se la cambia de color a negro y el resto del texto se lo coloca en color «blanco» y finalmente imprimir la hoja que contiene las firmas y la fecha del documento.
El resultado de la impresión es que solo se imprime el párrafo donde está la fecha que ahora tiene color negro y el resto del texto en color blanco no se imprime.
De ese modo, se logra el resultado esperado, es decir, se prescinde de la máquina de escribir electrónica, se mantiene el procedimiento preexistente y se tiene el documento impreso manteniendo la misma tipografía y presentación del documento.