Guía para elaborar Términos de Referencia

En todos los casos, su objeto central está en definir las características y procesos por los cuales se va a proveer un producto o servicio. Además, si están correctamente elaborados permitirá esclarecer las condiciones, los requisitos técnicos, los plazos a cumplir, los entregables...

j.    Plazos

La construcción de los plazos de las tareas que se soliciten exige tener en consideración algunos aspectos como la identificación más o menos detallada de los procesos y subprocesos que conforman la tarea solicitada. Esto implica que quien elabore los Términos de Referencia debe tener conocimiento especializado en la tarea solicitada, de ahí que se haya mencionado que la contratación de un consultor es importante ya que conoce de esos detalles.

Por ejemplo, si se va a realizar una encuesta, esta tiene una serie de etapas previas y posteriores al trabajo de campo y la entrega de los resultados. Lo mismo sucede si se solicita una impresión, tiene etapas / actividades antes, durante y después que son necesarias conocer.

En la estimación hay que tomar como referencia, experiencias anteriores en proyectos y/o actividades similares que nos permita hacer esa estimación. Por otro lado, la programación de los plazos nos sólo requiere de nuestra estimación, sino que, en la propuesta técnica y/o en el plan de trabajo que se presente se debe exigir que se vuelvan a plantear los plazos estimados, toda vez que esto se convierte en un compromiso que se traducirá en un contrato.

tdr-img1Se tiene que pasar por un proceso como el ejemplo siguiente:

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Una herramienta informática para el manejo de proyectos nos servirá de ayuda, si no una hoja de cálculo nos podrá ayudar. Hay programas incluso gratuitos que nos permite programar un cronograma y luego poder hacer el seguimiento del mismo. Muy importante es establecer qué tipo de calendario vamos a utilizar, así como la cantidad de horas trabajadas vamos a requerir para proyectar los plazos estimados.

k.    Perfil de la consultoría / empresa

Dos variables son indispensables para identificar el perfil de la empresa o consultor a contratar. Por un lado, las experiencias, tanto de la empresa como de los miembros del equipo de profesionales expresados en años e implementación o desarrollo de las actividades solicitadas. Por otro lado, hay que considerar las capacidades (conocimientos) necesarios para llevar adelante la consultoría. Esto puede ser visualizarse en una persona o grupos de personas que con diferentes experiencias y especialidades arman un equipo de trabajo multidisciplinario. Estos elementos servirán para construir el esquema de evaluación referente al perfil profesional.

Si se va a contratar un equipo de trabajo, es indispensable considerar un líder de equipo y sus miembros, así como la vinculación de necesitar un equipo homogéneo de profesionales o un equipo multidisciplinario.

Por otro lado, tenemos la denominada “propuesta técnica” documento que contiene la perspectiva y el enfoque que se le da al requerimiento solicitado por parte de los postores. Debe proponerse un esquema básico de propuesta técnica que contenga al menos: “Reseña institucional, equipo de profesionales propuestos, la información sobre los servicios y la propuesta de plan operativo en función a los objetivos y exigencias del término de referencia”. Todos estos documentos incorporados como anexos.

Finalmente, está la propuesta económica que debe tener cierto grado de detalle e incorporar los impuestos de ley. En el caso de las organizaciones no gubernamentales se observa el “overhear” pues allí se ve el margen de “utilidad” que conlleva la actividad. Algunas organizaciones tienen límites para ese rubro en términos porcentuales de los montos totales.

Sobre dichos componentes se construye los criterios de calificación que utilizará el comité de selección. A título de ejemplo podemos mencionar los siguientes componentes:

  • Institución proponente: experiencia institucional en los estudios o trabajos solicitados.
  • Equipo de profesionales: Experiencia del líder y del equipo de profesionales en términos de años en los temas de investigación o productos solicitados, formación profesional. Se valora además en el líder la experiencia en la dirección de proyectos y/o programas; y de todo el equipo alguna especialización en particular vinculada al producto requerido.
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