Guía para elaborar Términos de Referencia

En todos los casos, su objeto central está en definir las características y procesos por los cuales se va a proveer un producto o servicio. Además, si están correctamente elaborados permitirá esclarecer las condiciones, los requisitos técnicos, los plazos a cumplir, los entregables...

e.   Alcance de los servicios / producto

En este punto es el que hay que describir al detalle cada una de las tareas solicitadas. Aquí tenemos que utilizar verbos como: Realizar, proveer, organizar, evaluar, publicar, diseñar, elaborar, etc., en la que quede claramente establecido qué es lo que se quiere que se haga. Asimismo, se hace la descripción del servicio y/o producto que se requiere, especificando las actividades a realizar, los documentos, insumos que se deberán entregar o consultar, la temporalidad de la evaluación o análisis.

Si son bienes físicos como equipos, partes de maquinaria, etc., debe indicarse las especificaciones técnicas correspondientes. En esto hay que ser muy riguroso puesto que las unidades de medida son vitales para hacer una correcta comparación de las propuestas. No se comparan marcas ni modelos. Se comparan especificaciones técnicas.

Hay que considerar que aquello que no se requiera como producto de la consultoría, será difícil que un proveedor lo entregue. Ejemplo, solicito un diseño y desarrollo de un software y no consigno expresamente que se entregue el código fuente de la aplicación, entonces no será exigible ello.

Finalmente, se registra un cuadro en el que se detalla los resultados esperados y el indicador que lo validad.  Ejemplo:

ResultadosIndicadores
Se elabora y publica una guía de gestión administrativa.Una guía de gestión administrativa.

f.   Productos a entregar

Por cada tarea solicitada debe especificarse qué productos se deben entregar y en qué plazos. Cada uno de los productos principales y derivados debe ser señalados, así como la forma de ser entregados, impresos, digitalizados. Si son bienes físicos, debe indicarse también el lugar de entrega.

Si fueran adquisiciones podemos formularnos las preguntas: ¿Existen requerimientos de hardware o equipos en conexión con las tareas a realizarse?  ¿Cuándo deberían realizarse esas entregas a los clientes y bajo qué términos y condiciones? Si fueran informes indicar fechas tentativas de qué modo y cuándo se presentarán. Ejemplo:

EntregablePlazo
Plan de trabajo y cronograma de actividades detallado.20 días después de otorgado el servicio.
Informe de identificación de tres experiencias exitosas de parlamentos extranjeros.40 días después de otorgado el servicio.

g.    Coordinación y supervisión

Las contrapartes deben establecer el tipo y nivel de coordinación que se efectuará. Primero dar un marco general de las atribuciones de las partes; segundo indicar la persona que serán las voceras de las partes; tercero, indicar cómo se entregarán los trabajos o productos. Puede ser necesario desarrollar no sólo procedimientos sino también formatos de registro y validación en la que las partes registren sus conformidades.

Considerar que en los casos en que intervienen terceros como donantes, también se involucran en el proceso, asumiendo, la revisión final de los productos para poder efectuar los pagos correspondientes. Ejemplo:

El Departamento de…, se encargará del control, coordinación y verificación de la ejecución de las actividades, los avances y cumplimiento de las tareas descritas, la aprobación de los planes de trabajo y los productos entregados, previa verificación de los mismos por parte de la Oficina de Cooperación Internacional que se encargará de la supervisión de todo el proceso.”

h.   Presupuesto de referencia y forma de pago

La forma de pago la establece la organización que convoca. Normalmente se exige un entregable en contra de un porcentaje del monto total consignado. En el caso del presupuesto de referencia, es indispensable hacer un estudio de mercado para tener una referencia de los costos de los productos y servicios que se solicitarán.

En el caso de bienes las especificaciones técnicas son decisivas para conocer los precios. Por otro lado, el volumen de compras influye en el precio, así como las distancias, los plazos de entrega y en especial la ubicación del proveedor en la escala de comercialización. Si es un proveedor directo sus costos tenderán a ser menores. Finalmente, es importante consignar en el presupuesto de referencia la inclusión de todos los impuestos en el precio final.

i.    Evaluación: Objetivo específico, tarea, resultados e indicadores

En el punto c. Objetivos generales y específicos se mencionó lo importante de hacer el ejercicio de articular los objetivos con las tareas, los resultados e indicadores. Su importancia radica en que nos permitirá evidenciar si la tarea solicitada y los resultados esperados permitirán alcanzar los objetivos previstos y lo más importante, identificar qué indicadores nos permitirá “medirlo” cuantitativa o cualitativamente.

Cómo articulamos los elementos mencionados. Si hemos construido correctamente nuestro árbol de problemas y hemos precisado las causas de los efectos, entonces nos será fácil poder hacer la evaluación recomendada, ya que teniendo “certeza” de la problemática que queremos enfrentar y los efectos contrarios que queremos alcanzar, tendremos claro qué solución es la alcanzable. Esa solución debe ser precisada en el resultado esperado y en el indicador (estimación cualitativa y/o cuantitativa).

Por ejemplo, si el objetivo general es construir un modelo, proponer un plan o construir una línea de base, el resultado esperado es hacer la línea base que implica realizar un trabajo de campo, recoger información y elaborar un documento. Mientras que el indicador es el documento que contiene el estudio solicitado. Otro ejemplo, si queremos validar un proceso el resultado o resultados esperados serían la construcción de las variables de análisis, el análisis del proceso en evaluación, las conclusiones y recomendaciones del mismo. Mientras que el indicador o indicadores pueden ser el número de unidad que se analizó, la cantidad de entrevistas realizadas y el informe de análisis.

Objetivo específico 1: Diseño institucional –estructura, funciones y organización- de un servicio permanente o unidad técnica de seguimiento de normas y políticas públicas en los temas que forman parte del mandato de la Comisión de Descentralización, Regionalización, Gobiernos Locales y Modernización de la Gestión del Estado.
TareaResultadosIndicadores
Diseño institucional de la Unidad Técnica – Observatorio de la Descentralización.Se define y valida la estructura, la organización interna e inserción de la unidad técnica en la estructura orgánica de la "institución".Un documento-informe para la instalación de la unidad técnica como parte de la “institución”.
Se definen y validan la metodología de trabajo, los instrumentos, los indicadores de gestión y los procedimientos de actuación de la unidad técnica.Un documento-informe de propuesta detallada.
Se definen y validan los ejes temáticos de trabajo de la unidad técnica con referencia al ámbito de competencia.Un documento informe fundamenta selección temática.
Guía para elaborar Términos de Referencia
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