Guía para elaborar Términos de Referencia

En todos los casos, su objeto central está en definir las características y procesos por los cuales se va a proveer un producto o servicio. Además, si están correctamente elaborados permitirá esclarecer las condiciones, los requisitos técnicos, los plazos a cumplir, los entregables...

En este último punto de los planes de trabajo y/o propuesta técnica es recomendable que se exija a los postores que no sólo se circunscriban a los TDR, sino que sus propuestas técnicas igualen o superen lo previsto en ellos. Esto es útil sobretodo, en el caso de consultorías de investigación, análisis de procesos, estudios de caso. Mas no es aplicable en casos que se requiere la provisión de productos en las que las especificaciones técnicas de sus componentes están claramente establecidas como en el caso de impresiones, combustibles y/o compuestos específicos.

4.   Un consultor para elaborar TDR

Si bien hemos mencionado que los miembros de una organización pueden tener “idea” de la problemática y de las posibles soluciones a los problemas de sus respectivas áreas, es cierto también que estar metidos en el bosque los hace perder muchas veces la perspectiva del entorno en que se desarrollan. Además, el atender las labores propias de la organización y planificar soluciones para los problemas presentados puede resultar contraproducente porque algunas de las tareas, posiblemente no se harán correctamente.

De ahí la necesidad de contratar consultores ad hoc que se encarguen del proceso de elaboración de los TDR y que estos se dediquen al análisis y formulación de los problemas que se quieren enfrentar. Un consultor especializado, puede garantizar la imparcialidad necesaria para identificar los procesos y los cuellos de botella, así como permitirá modelar un estado de la cuestión más enriquecedor, al contar con los puntos de vista de cada uno de miembros de la organización, revisar sus directivas, documentos, etc., haciendo un diagnóstico y proponiendo una solución que la organización deberá implementar.

Esto no es óbice para que los empleados de las organizaciones no conozcan qué son y cómo se hacen proyectos, términos de referencia o líneas de base, entre otros instrumentos de gestión. Por el contrario, sirve para poder evaluar en su real dimensión, por un lado, el trabajo del consultor y por el otro, la propuesta que formula.

5.   Partes componentes de los Términos de Referencia

a.    Antecedentes

Hay dos maneras de abordar los antecedentes. En un caso si los Términos de Referencia forman parte de un Proyecto de mayor envergadura en el cual se va a desarrollar alguna o algunas tareas específicas, entonces los antecedentes tienen que versar en primer término sobre el contexto general del proyecto y luego esbozar la tarea que en el ámbito de los TDR se quiere implementar.

Por el contrario, si los Términos de Referencia se enmarcan en un requerimiento propio o desvinculado de un proyecto general, entonces los antecedentes deben versar sobre la descripción de la situación problemática que se quiere enfrentar. Asimismo, se incluirá si se han efectuado estudios o investigaciones y las referencias a la misma. Si fuera un proceso de compra, más vinculado a las especificaciones técnicas que a unos Términos de Referencia, entonces se mencionará la necesidad de contar con dicho producto como parte de un proceso de la organización que los está solicitando.

En ambos casos, podríamos responder las siguientes preguntas como guía de elaboración: Breve resumen del Proyecto, si se enmarca en él. ¿Cuál es el historial de las tareas?  ¿Se ha trabajado en eso con anterioridad? ¿Existe alguna limitación en particular con relación a los resultados buscados?  ¿Es un requerimiento temporal, permanente?

Ejemplos: Los antecedentes en el caso de un proyecto pueden estar referidos a una actividad específica del mismo: “Para dar cumplimiento a la actividad de “asistencias técnicas para identificar modelos de relación entre el Congreso y la ciudadanía y sistema permanente de sondeo de opinión” se requiere contratar los servicios especializados de empresas, organizaciones no gubernamentales, universidades y/o consorcios de organizaciones que se encarguen del diseño y su implementación.

En otros casos, pueden resultar de un encuentro o reunión de expertos en el marco de acciones de cooperación internacional. O simplemente, la necesidad de una consultoría para la implementación de procesos administrativos como elaboración de ROF, MOF, CAP, sistematización de información, organización de fichas, implementación de software, etc.

b.   Justificación

Esta sección sirve para establecer las razones y motivos que explican la solicitud del producto o servicio requerido. Básicamente, debemos responder la pregunta: ¿Porqué y para qué se requiere el servicio o producto? En tal sentido, es adecuado plantear un contexto más general en que se desenvuelve la problemática. Por ejemplo, podemos indicar que una institución, oficina o dirección tiene un mandato o función que cumplir. Explicamos en qué consiste la función e indicamos el grado de cumplimiento o incumplimiento y las razones de ello. Allí se encuentra, entonces, la necesidad que queremos enfrentar. En ese mismo, marco estamos señalando o describiendo la problemática general, por lo que resulta conveniente esbozar el problema en términos concretos.

Ejemplos: “Para el desempeño de estas funciones, la Comisión de…, tiene un ámbito de competencia definido por el Reglamento del Congreso (Art. xx) y en sus temas de contenido por la Constitución Política (arts. Xx y zz) y leyes de desarrollo correspondientes.

Sin perder de vista las variables sistémicas, el Parlamento y los congresistas enfrentan día a día el reto de mejorar el ejercicio de su mandato de representación, para ello desarrollan formas, procedimientos y mecanismos de relación con sus electores, los mismos que muchas veces no logran los resultados esperados…”

 “Los diferentes cambios y el desarrollo de nuevos programas de la Gerencia de Recursos Humanos generan la necesidad de desarrollar y comunicar sus nuevas características de tal forma que sean conocidos y comprendidos por el personal…” 

c.    Objetivo general y específicos

El objetivo general debe responder a una pregunta sencilla. Si tengo claro el problema descrito en la justificación, entonces el objetivo general por alcanzar es “solucionar”, “identificar”, “implementar”, “desarrollar”, “proveer” el problema identificado. En el mismo sentido, el o los objetivos específicos deben estar articulado o relacionado con el objetivo general y mostrar que es un complemento de éste. Los objetivos deben expresar en concreto “qué se quiere alcanzar”.

Muy importante es la vinculación del objetivo general y los objetivos específicos con las tareas previstas, el resultado esperado y los indicadores de verificación. Este es un aspecto que a veces no se toma en consideración. Por lo que se puede notar desarticulación en la elaboración de los Términos de Referencia.

Ejemplo:

  • Objetivo general:
  • Objetivo específico: Evaluar el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios que brinda el Congreso y su actitud hacia la institución.
  • Resultados: Estudio de satisfacción de usuarios de los servicios que brinda el parlamento.
  • Un estudio de satisfacción de usuarios que incluya evaluar el conocimiento y las actitudes.

d.   Fuente de financiamiento

Este acápite es simple. Se indica cual es la fuente de financiamiento de los TDR. Por ejemplo, pueden ser recursos propios provenientes de alguna partida específica o, por el contrario, si es con recursos externos también se menciona sea por préstamo, donación, etc.

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