Administrar cursos presenciales con Moodle

La respuesta es sí es posible administrar cursos presenciales con Moodle y con los plugins que están en el repositorio oficial.

Póngase en el escenario que su organización dicta cursos desde hace 5 años de manera presencial y los registros de los cursos, las asistencias y las notas los anota en hojas de cálculo MS Excel.

El resultado es que tiene 800 cursos registrados, 15 000 alumnos y la misma cantidad de notas, dispersos en sendas hojas de cálculo MS Excel, informes en MS Word y versiones de ellos en formato PDF, sin tener una gestión eficiente de la información de su institución educativa.

Debido a la implementación del Moodle, esta institución vienen dictando cursos virtuales durante los últimos dos años, por lo que, la gestión de los cursos está mejor organizada, ya que se tiene el registro de los cursos dictados, los materiales de estudios, los docentes asignados, el registro de notas y los reportes de calificación por curso y por alumno.

Es decir, la misma institución educativa vive en dos mundos paralelos. Los cursos presenciales administrados de manera rudimentaria y los cursos virtuales con el LMS Moodle. Esto se había hecho costumbre sin vislumbrar la posibilidad de tener una gestión única para los cursos virtuales y presenciales.

La pregunta que surgió entonces fue: ¿Es posible administrar los cursos presenciales con el LMS Moodle? La respuesta es sí es posible administrar cursos presenciales con Moodle y con los plugins que están en el repositorio oficial.

Siendo la respuesta afirmativa, ahora repasaremos los pasos previos que debemos abordar antes de realizar una implementación de esta magnitud, y en una segunda entrega, revisaremos ¿cómo hacemos para administrar todas las actividades académicas sea presenciales, semipresenciales y virtuales con el Moodle?

Pasos previos

Es muy importante reunirse con los directivos de la organización para tener claro qué información tienen registrada respecto de los cursos, así como los formatos que utilizan y el procedimiento que usan para administrarlos.

Ello servirá para que se pueda dimensionar el alcance de la adecuación y sobre todo para estandarizar la información de los cursos presenciales. Asimismo, precisar los datos que se van a importar al Moodle y conocer qué información se va tener que registrar de manera manual.

Por dimensionar me refiere a cuantificar la cantidad de registros que hay que procesar, la forma en que se van a estandarizar, el tiempo que demandará su adecuación, la cantidad de recursos humanos necesarios, así como las herramientas informáticas que necesitamos para su implementación.

Un segundo aspecto a considerar es proponer un ajuste en la gestión de los cursos, para incorporar una codificación estándar y la categorización correspondiente para su adecuación en el LMS Moodle.

En el primer caso, es preciso que quede acordado cómo se codificará a cada curso, qué datos se van incorporar, ya que ello tendrá incidencia en el código que se le asignará a cada curso para su identificación inequívoca.

Mientras que, la categorización de los cursos, tendrán impacto en la forma de cómo se presentarán en el Moodle y como se dividirán, distinguiendo si son virtuales, presenciales y semipresenciales; o si serán por año y mes, o en su defecto por tipo de capacitación como cursos, talleres, conferencia, diplomados, etc.

Un tercer aspecto a considerar es acordar cómo se va a administrar el control de asistencia de los cursos presenciales y semipresenciales en el Moodle, ya que sí es posible administrar la asistencia de los estudiantes e incluso incorporar este como un criterio de evaluación si fuera necesario.

Del mismo modo, se pueden establecer límites o porcentajes mínimos de asistencia  para que un estudiante tenga derecho o no a continuar con el curso o, en su defecto, en el caso de conferencias y otras actividades académicas que solo requieren asistencia, establecer las condiciones para la entrega o no de constancias o certificados de asistencia.

Un cuarto aspecto a tener en cuenta es cómo se va a procesar la información de los estudiantes. En este caso, es posible que no todos ellos tengan registrados sus datos básicos como correo electrónico o incluso se requieran datos opcionales a los que Moodle muestra por defecto.

En ese sentido, es preciso acordar cómo se registrará la información faltante y la forma de completarla, para luego establecer la estrategia de comunicación con los estudiantes actuales y antiguos para que actualicen los datos que es necesaria registrar.

A modo de conclusión, el reto de migrar la gestión de los cursos presenciales al LMS Moodle es compleja pero absolutamente posible, si se dimensiona previamente el alcance del proceso y los recursos que se requieren para su implementación.