Guía para elaborar Términos de Referencia

1.   Introducción

La formulación de proyectos, cualquiera sea su naturaleza, exige que se haga un ejercicio de identificación de la necesidad o carencia que tiene la organización, lo cual constituye un problema y simultáneamente una deficiencia que retrasa y/o dificulta su desarrollo.

Los problemas, necesidades o carencias en una organización surgen en cualquier nivel de esta. En el ámbito directivo como problemas de administración, gestión, contabilidad, finanzas, recursos humanos, etc. En el ámbito operativo, sea en la producción de bienes (cualquier nivel) o en provisión de algún o algunos servicios.

En todos esos ámbitos, los empleados y directivos pueden identificar los problemas o carencias e incluso a nivel del diálogo coloquial esbozar posibles soluciones a estos. Es decir, identifican el problema y platean una o varias soluciones.

Ejemplo: Problema: Nunca encontramos los documentos que ingresan al despacho y perdemos el tiempo en buscarlos y no sabemos a quien se le asigno su respuesta y/o atención.

Solución: Deberíamos tener un sistema para registrar los documentos que recibimos y poder hacer un seguimiento del trámite que se hace.

A simple vista tenemos la solución al problema. Seguramente ustedes han tenido brillantes ideas para solucionar los problemas que hay en sus respectivas oficinas. La pregunta que hay que hacerse es si el problema que hemos identificado es realmente el problema o es el efecto o consecuencia de un problema real.

Entonces, si planteamos, así las cosas, nos damos cuenta, que el problema que identificamos podría no ser realmente el problema, sino sólo el efecto del problema que aún no hemos detectado. Por eso, la importancia de tener una mirada más amplia de la problemática que queremos analizar y luego solucionar. Debemos mirar tanto el bosque como los árboles que lo conforman.

Es decir, si detectamos un problema, debemos construir un árbol de problemas, para identificar, las causas de los efectos y actuar en consecuencia de ello.

Ejemplo. En el caso anterior, puede resultar que la desorganización de la oficina, se debe a la falta de un procedimiento uniforme y conocido de registro y seguimiento de los documentos (directiva) o, que existiendo los miembros de la organización no cumplan con las funciones que les competen en dicho procedimiento. (Registrar, clasificar, asignar, responder, remitir, etc.)

Si vemos este proceso de recibir, derivar, atender y archivar documentos es básicamente el manejo de información (documentos, datos, etc.) y que el problema no necesariamente se solucionará con la instalación de un sistema de cómputo, si no se tiene también, un procedimiento, se fijan los responsables de implementarlo y se verifica que el trabajo se haga como se acordó.

Recuerden que estas actividades se realizaban antes en las organizaciones sin la existencia de computadoras y sistemas informáticos, que evidentemente facilitan mucho el trabajo.

La instalación de un sistema de cómputo servirá de poco si no se organiza adecuadamente el trabajo o el proceso que se está proponiendo como ejemplo.

¿Cómo enfrentar estos problemas y otros más complejos que suceden en las organizaciones? La respuesta es identificar los problemas, comprender la y/o las causas que lo provocan, identificar el o los efectos, evaluar las posibles soluciones y decidir por una alternativa de solución.

Si completamos este proceso, entonces ya estamos en condiciones de conocer con mayor certeza las necesidades de la organización, departamento u oficina que estamos evaluando. Por lo que ahora, sí podemos esbozar una posible solución.

Para implementar la solución requerida, es que intervienen los denominados Términos de Referencia[1], que es un instrumento técnico en cual se van a plasmar de manera objetiva lo que se quiere, cómo se quiere, para qué se quiere, cuanto estoy dispuesto a pagar y en qué plazos lo requiero.

2.   Definición de Términos de Referencia

Los Términos de Referencia o TDR son documentos técnicos en los cuales se señalan con precisión los objetivos, las características y los procesos por los cuales se va ejecutar y proporcionar un producto o servicio.

También se los define como “un documento que define en forma ordenada y sistemática los objetivos y propósitos de un proyecto, los elementos que se requieren conocer para su evaluación, ejecución, administración y, el procedimiento mediante el cual se obtienen dichos elementos.”[2]

Algunas organizaciones han precisado la definición que dan a los Términos de Referencia y el contenido mínimo que debe contener. Por ejemplo, el sector energía y minas, en el Reglamento de Participación Ciudadana para la realización de Actividades de Hidrocarburos, D.S Nº 012-2008-EM, incluye una definición de Términos de Referencia que dice: “Comprende, la Descripción del Proyecto, requerimientos mínimos de la Consultora que desarrollará los Estudios Ambientales; alcance del estudio, actividades a desarrollar, método de trabajo, facilidades, cronograma de trabajo, tiempo de la elaboración del estudio, equipo y materiales a utilizarse; entre otros”.[3]

El MEF mediante Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01, precisa las pautas para los TDR en los casos de contratación o elaboración de estudios de preinversión.[4] Es decir, los componentes o elementos mínimos que han de tener los TDR.

Estas definiciones se complementan y precisan el alcance de lo que son los Términos de Referencia y dejan claro qué son, por lo que nos queda por explicar cómo se elaboran.

3.   Contexto en que se usan los TDR

Los TDR se usan en variados contextos.

  • Proyectos de inversión.
  • Proyectos sociales.
  • Consultorías individuales o grupales.
  • Compras y adquisiciones de bienes y servicios.
  • Proyectos y/o donaciones de Cooperación Internacional.
  • Desarrollo de software.
  • Evaluación de proyectos.
  • Estudios de impacto.
  • Línea de base.

En todos los casos, su objeto central está en definir las características y procesos por los cuales se va a proveer un producto o servicio. Además, si están correctamente elaborados permitirá esclarecer las condiciones, los requisitos técnicos, los plazos a cumplir, los entregables, el tipo y cantidad de personal que se requiere, así como los niveles de aprobación, supervisión y cumplimiento de los planes de trabajo y/o propuesta técnica que presenten los potenciales candidatos a desarrollar la consultoría.

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